一、監督與控制的基本概念
基本上,高階管理者不應花太多時間在監控專案上,因為這是專案經理的責任。不過,這並不代表高階管理者就放任不管。專案管理的目的,在於讓專案在預算與範疇內準時完成,並達到預期成效,這就需要專案監與控制。如果你知道專案執行正偏離正軌,卻沒有採取任何行動,那麼,這只是「監督」,而沒有「控制」。如果身為專案經理的你無法處理偏差問題,那麼這個系統只不過是個監督系統,而不是一個控制系統。
注意,這並不表示每一個細小偏差都要大驚小怪。任何控制系統中,都有「容錯範圍」(tolerance)。如果組織將控制程度壓縮到正常容錯範圍,則組織所得到的利益,將不如被過度控制所浪費的時間與精力所造成的耗損。
二、專案貴慎始,但切忌虎頭蛇尾
專案流程中,最重要的階段就是「專案啟始階段」,也就是專案「定義」階段,約有 80%的專案都是在此種下失敗的種子。專案的啟始規劃是專案最重要的部份,在針對大部分失敗的專案或專案問題做檢討時,大半都會發現,這些災難在最開始,就已經注定會發生。常見的錯誤有:計畫目標與預期效益不明確、辦理事項清單規劃不夠周延務實、一群人的專案但一個人做、分工與組織不明。
三、里程碑與檢核點
一開始的時候,應該聚焦在目標與預期效益,規劃好要達成預期效益,應該要做的事情有那些,並且以週為單元,將待辦事項清單標記預計完成周次(賦予完成期限),這個動作即是設定專案各階段的里程碑及檢核點。配合每周的行政會議,呈現專案控管報表,完成進度不是個人推估,而是根據檢核點完成的數量/總量去計算出來的(所以一開始的工作規劃很重要),已完成的檢核點應檢附簡單的佐證照片、資料(電子化即可)。
要這麼做的前提,必須各專案項目分工明確,若仍是權責不清、藕斷絲連的話,最後這些工作將回到「總著急人」身上,結果是專案時程失控,無法完整結案。
四、專案紀律、大小慶功
以旅程來比喻,想在五天內從台南騎車到花蓮,必須規劃好路徑、以及每日騎乘公里數,並確實依計畫前進,不可睡到太陽照屁股才出門,這是專案紀律,與興之所致的漫遊不同。專案執行過程,給予專案團隊肯定並慶祝大大小小的成功,將可滋生出更多的成功。
談了這麼多,方法都存在,但根本的關鍵是,團隊要心轉念轉,相信並且願意承諾,方能達到彼岸,若是決心不強或陽奉陰違,也是註定失敗一途。
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