計畫的里程碑(milestone)、檢核點(check point)的設定、監督與控制

        今天利用主管會報與同仁分享專案管理的觀念，特別是學校有許多競爭型計畫，都應透過機制管控進度與效益。
一、監督與控制的基本概念
        基本上，高階管理者不應花太多時間在監控專案上，因為這是專案經理的責任。不過，這並不代表高階管理者就放任不管。專案管理的目的，在於讓專案在預算與範疇內準時完成，並達到預期成效，這就需要專案監與控制。如果你知道專案執行正偏離正軌，卻沒有採取任何行動，那麼，這只是「監督」，而沒有「控制」。如果身為專案經理的你無法處理偏差問題，那麼這個系統只不過是個監督系統，而不是一個控制系統。
注意，這並不表示每一個細小偏差都要大驚小怪。任何控制系統中，都有「容錯範圍」（tolerance）。如果組織將控制程度壓縮到正常容錯範圍，則組織所得到的利益，將不如被過度控制所浪費的時間與精力所造成的耗損。

二、專案貴慎始，但切忌虎頭蛇尾
        專案流程中，最重要的階段就是「專案啟始階段」，也就是專案「定義」階段，約有 80%的專案都是在此種下失敗的種子。專案的啟始規劃是專案最重要的部份，在針對大部分失敗的專案或專案問題做檢討時，大半都會發現，這些災難在最開始，就已經注定會發生。常見的錯誤有：計畫目標與預期效益不明確、辦理事項清單規劃不夠周延務實、一群人的專案但一個人做、分工與組織不明。

三、里程碑與檢核點
        一開始的時候，應該聚焦在目標與預期效益，規劃好要達成預期效益，應該要做的事情有那些，並且以週為單元，將待辦事項清單標記預計完成周次(賦予完成期限)，這個動作即是設定專案各階段的里程碑及檢核點。配合每周的行政會議，呈現專案控管報表，完成進度不是個人推估，而是根據檢核點完成的數量/總量去計算出來的(所以一開始的工作規劃很重要)，已完成的檢核點應檢附簡單的佐證照片、資料(電子化即可)。
        要這麼做的前提，必須各專案項目分工明確，若仍是權責不清、藕斷絲連的話，最後這些工作將回到「總著急人」身上，結果是專案時程失控，無法完整結案。

四、專案紀律、大小慶功
        以旅程來比喻，想在五天內從台南騎車到花蓮，必須規劃好路徑、以及每日騎乘公里數，並確實依計畫前進，不可睡到太陽照屁股才出門，這是專案紀律，與興之所致的漫遊不同。專案執行過程，給予專案團隊肯定並慶祝大大小小的成功，將可滋生出更多的成功。

        談了這麼多，方法都存在，但根本的關鍵是，團隊要心轉念轉，相信並且願意承諾，方能達到彼岸，若是決心不強或陽奉陰違，也是註定失敗一途。